La protezione dei dati personali
nella gestione delle imprese ricettive
la privacy nell’ospitalità
La gestione dei dati personali nelle strutture ricettive richiede un adeguamento mirato al Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Per facilitare i propri associati, Federalberghi ha pubblicato la guida ufficiale “La Privacy nell’ospitalità”, un manuale operativo con modelli di informativa multilingue e procedure specifiche per il settore alberghiero.Trattamenti Principali e Basi GiuridicheCheck-in e Registrazione: I dati raccolti per adempiere agli obblighi di Pubblica Sicurezza (art. 109 del T.U.L.P.S.) e fiscali non necessitano di consenso. La loro base giuridica è l’adempimento di obblighi di legge e contrattuali.Marketing e Profilazione: L’invio di newsletter, offerte commerciali o la profilazione delle preferenze dell’ospite richiedono invece un consenso esplicito, libero e revocabile in qualsiasi momento.Adempimenti e Misure di SicurezzaInformativa e Trasparenza: Gli ospiti devono ricevere un’informativa chiara e concisa (preferibilmente al momento della prenotazione o del check-in), indicando le finalità, i tempi di conservazione e i diritti dell’interessato.Minimizzazione e Conservazione: È vietato conservare copie cartacee o digitali dei documenti d’identità oltre il tempo necessario per la registrazione. I dati devono essere distrutti o resi anonimi una volta terminati gli scopi per cui sono stati raccolti.Videosorveglianza: Le telecamere devono essere segnalate da appositi cartelli e le immagini non possono essere conservate per più di 24-48 ore, salvo particolari esigenze di sicurezza.Obblighi OrganizzativiNomine (Titolare e Responsabile): L’albergo è solitamente il Titolare del trattamento. I fornitori esterni di software gestionali (PMS), cloud o marketing che trattano dati per conto dell’hotel devono essere nominati Responsabili del trattamento (ex art. 28 GDPR).Formazione del Personale: Tutti i dipendenti che hanno accesso ai dati personali (receptionist, addetti alle pulizie, amministrazione) devono essere istruiti e autorizzati al trattamento.Registro dei Trattamenti: Le imprese con più di 250 dipendenti (e in molti casi anche quelle inferiori, se i trattamenti presentano rischi) devono mantenere aggiornato il Registro delle Attività di Trattamento.Per accedere ai modelli ufficiali e verificare lo stato di conformità della tua impresa, consulta la sezione dedicata alle Guide degli Alberghi sul portale di Federalberghi.
Segreteria 0578/659352
